現在私はSIMフリーなのでキャリアアドレスは使えません。
そこでメールのやり取りで主に使っているのがフリーアドレスサービスのGmail。
しかし、メールを使っていると気になるのが受信したメールの数と整理。
今回は私なりのGmailの簡単な使い方をご紹介したいと思います。
主に使っている機能は４つ
Gmailには色々な機能があり、使いこなせればとても便利ですが
機能豊富すぎて私には全てを使いこなすことができません。
そこで私が使っているGmailの主な機能は以下の４つだけ。
- 削除
- アーカイブ
- スターを付ける
- ラベルで振り分け受信
ここから一つづつ使い方をご紹介していきます。
削除とアーカイブを使って常に真っさらな状態
メールを受信したらメールを開きまずは確認。
確認して必要なければそのまま削除。
今後も見返したいけれど、今すぐには必要ないメールは「アーカイブ」にします。
アーカイブの方法は、スマホのGmailのアプリだったら
メールを右か左にスライドしたらアーカイブになります。
WEB上であれば、メールの左側にアーカイブのアイコンがあるので
それをクリックすればアーカイブに移動します。
アーカイブしたメールはメインの受信フォルダーからは消えますが
再度確認したい場合は「すべてのメール」というフォルダーでみることができます。
重要なメールはスターを付ける
これは絶対に消したくないなどの重要なメールにはスターをつけて
別で保存・確認することができます。
スターを付ける方法はメールの横に星のマークがあるので
それを押すだけ。
私はスターを付けたら、今すぐには必要ないメールはアーカイブ。
スターを付けたメールは「スター付き」というフォルダーで
別で確認することができます。
ラベルを使ってカテゴリ別で受信する
Gmailにはラベルという機能があり、これを使えば
自分の好きなカテゴリ別で受信フォルダに受信されます。
ラベルの作り方はラベルの「新規作成」をクリックし
お好きなラベルのフォルダー名を作ります。
今回私は「テスト」というラベルを作成しました。
ラベル作成ができたら受信するメールの「設定」で振り分けをしていきます。
「設定」をクリックしたらこのような画面に映るので
「追加」をクリック。
「追加」をクリックすると受信するメールアドレスでの設定や
件名などでの振り分けを設定することができます。
入力し「保存」をすればラベル作成は完了です。
私は必要なメルマガ、仕事関係、家計管理関係、プライベートで
分けてラベルを作っています。
これを使い始めてカテゴリごとにごちゃ混ぜにならず
管理しやすくなりました。
不要なメルマガなどは解約・常にまっさらにする
アーカイブや削除、ラベルごとの振り分けでメールを管理しやすくなりますが
それ以前に大事なことは不要なメルマガなどは全て解約すること。
メールの確認や仕分けって想像以上に時間と手間がかかります。
そのためもう絶対に必要のないメルマガなどは解約をし
そもそも届かないようにするのがオススメです。
残った必要なメールだけを仕分けをし整理整頓すると
メールの見落としなどのミスは激減します。
また、私は今取り組んでいる仕事や
近々で必要なメールだけはメインの受信フォルダーには残していますが
用事が終わったメールは削除、終わった仕事はアーカイブに移し
常にメインの受信フォルダーはまっさらな状態を心がけています。
そうすれば余計な情報は入らないし、何が必要で何が不必要な情報なのか
一目瞭然となり分かりやすくなりました。
ちなみにラインもデスクトップのポップアップ機能は消し
ラインを開いたら分かるだけの仕様にしていますし
なるべく未確認のものは残さないようにしています。
私は情報でも溜め込めば溜め込むほど心にも溜まっていき
ストレスを感じるし、なんだかモヤモヤするので
常にまっさらな状態を心がけています。
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